KSeF
NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE

CZYM JEST KSeF?

——————————————————-

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to nic innego jak baza wysłanych i otrzymanych faktur wraz programem do wystawiana faktur (niestety, ułomnym w wielu aspektach, np. brak wystawienia pro-formy czy w wielu językach)
KSeF dotyczy polskich przedsiębiorców i współpracy B2B.

PLUSY:

faktury wystawione i otrzymane w KSeF będą w jednym miejscu
dostęp do dokumentów przez 10 lat
faktury będą dochodziły do polskich przedsiębiorstw praktycznie w czasie rzeczywistym
przy wystąpieniu o zwrot nadpłacanego VATu dzięki KSeF skróci się okres oczekiwania z 60 do 40 dni

MINUSY:

każda pomyłka w wystawionej i o trzymanej fakturze będzie wymagała korekty
wymagany będzie stały dostęp do Internetu by móc wystawiać/wysyłać faktury do KSeF (opcja offline24 – czyli przy awarii systemu, wystawioną fakturę trzeba będzie wysłać w ciągu maksymalnie 24 godzin do KSeF i użyć podwójnej certyfikacji kodów QR)
wystawiając fakturę w KSeF dla klienta zagranicznego zamieniasz na pdf i przekazujesz ją już w tej formie wraz z kodami QR
część faktur dalej będzie w obiegu pdf/papierowym (np. parkingi, autostrady itp. – ten temat nie został jeszcze rozwiązany)
w KSeF nie będzie można wystawić faktury klientom bez NIPu.

——————————————————-

Od 1 lutego 2026 do wystawiania faktur dla firm, które w 2024 roku miały sprzedaż z VAT powyżej 200 mln oraz dla pozostałych firm odbierających faktury.
Od 1 kwietnia 2026 do wystawiania dla pozostałych firm (przy czym, jeżeli do 31 grudnia 2026 w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT nie przekroczy 10 000 zł to faktury można jeszcze wystawiać poza KSeF (papierowo lub elektronicznie) – jest to jednak nie zalecane ze względu na późniejsze komplikacje rozliczeniowe).

——————————————————

KSeF automatycznie przypisze tzw. Uprawnienia Właścicielskie osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą, które są podatnikami VAT (nie trzeba będzie o nic wnioskować).
Na stronach rządowych niestety nie ma informacji o przedsiębiorcach nie będących podatnikami VAT.
Potrzebny będzie Certyfikat KSeF, który będzie osobistym poświadczeniem tożsamości – od 1 listopada 2025 będzie można złożyć wniosek o jego wydanie w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU)

—————————————————–

Krajowy System eFaktur to nowość i żadna dotychczasowa umowa z jakimkolwiek biurem rachunkowym/księgowym nie zawiera adekwatnych ustaleń, uprawnień i obowiązków związanych z KSeF, dlatego też wszystkie biura będą zmuszone do aneksowania dotychczasowych umów o nowy zakres usług, udostępnień i obowiązków.
Właściciel firmy będzie musiał nadać odpowiednia uprawnienia takiemu biuru by mogło przeglądać i pobierać faktury do zaksięgowania.
Przedsiębiorca, przed pobraniem dokumentów przez biuro w KSeF, powinien przejrzeć faktury i opisać je (w szczególności czy to koszt czy zakup) lub je odznaczyć by nie zostały zaksięgowane (zakup prywatny lub niezwiązany z prowadzoną działalnością). Faktury, których nie będzie w KSeF przedsiębiorca dostarcza do biura jak dotychczas.
Będzie też możliwość delegowania i nadania uprawnień do wystawiania faktur przez biuro rachunkowe za przedsiębiorcę (dodatkowa usługa i koszty).
Wszelkie uprawnienia będzie można nadać w Aplikacji Podatnik KSeF (dla narzędzi udostępnionych przez MF) lub kluczami API (w przypadku programów komercyjnych zintegrowanych z KSeF).

———————————————————–

Wiele jest pytań i wątpliwości ponieważ nikt nie wie jak ostatecznie będzie to wglądało a sam rok 2026 trzeba traktować jako okres “testów”. Faktem jest, że KSeF startuje w trakcie roku i jest kilka miesięcy po “staremu”, dlatego trzeba się przygotować już wcześniej (m.in. testując dojście do KSeF, występując o Certyfikat czy wraz z nowym rokiem wybierając program do wystawiania faktur zgodny z KSeF – nasze biuro planuje przedłużyć współpracę z Subiekt123 (zgodnym z KSeF) i dalej będziemy udzielać sublicencji naszym klientom za dużo niższą stawkę niż rynkowa).

—————————————————–

Zaprezentowana tutaj wiedza powinna wystarczyć “na start” i na chwilę obecna nie ma co się dalej zagłębiać ponieważ wszystko jest jeszcze dopracowywane przez Rząd i w dalszym ciągu się zmienia – trzeba czekać i sprawdzić pod koniec 2025 na stronie ksef.podatki.gov.pl jak będzie wyglądała ostateczna wersja.
Warto się jednak zastanowić jakim kontrahentom wystawiamy faktury i czego oni oczekują i potrzebują od nas (opisy, załączniki, wersje wielojęzyczne).